Cómo funciona la plataforma de People & Culture de Arquetypo: qué hace cada módulo, qué puede hacer cada nivel de usuario, cómo se definen los KPIs y cómo se evalúa el desempeño.
Monday es la base de datos —donde vive y se administra la información— y el HR Hub es la cara visible, donde el equipo entra a hacer las cosas del día a día. Casi todo lo que pasa en el hub se guarda solo en Monday, y lo que se cambia en Monday se refleja en el hub.
El hub se abre con la cuenta de Google de Arquetypo. Solo entran correos @arquetypo.mx que estén registrados en el Directorio de colaboradores de Monday. Quien no esté en el Directorio, no puede entrar.
Para que el desarrollo de cada persona —sus metas, su avance, sus conversaciones, sus vacaciones y sus pagos— viva en un solo lugar, con la misma regla para todos y sin depender de que alguien lo recuerde.
El menú de la izquierda está agrupado por audiencia, para que a simple vista se distinga qué es de uso general y qué es de administración: Para todo el equipo, Para leads, Administración · P&C y En desarrollo —esta última con módulos marcados Beta, que están en construcción y pueden cambiar—.
El hub tiene cuatro niveles. El nivel no se configura en la plataforma: se deduce de dos cosas del Directorio de Monday —el correo de la persona y si aparece como Lead KPI de alguien más—. Cada nivel hereda lo que puede hacer el nivel de abajo.
| Acción | Colaborador | Lead | Admin (P&C) | Súper admin |
|---|---|---|---|---|
| Ver sus propios KPIs y avance | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Crear y actualizar KPIs de otros | — | Su equipo | Todos | Todos |
| Registrar sesiones 1:1 | — | Su equipo | Todos | Todos |
| Evaluación de periodo de prueba | — | Su equipo | Todos | Todos |
| Solicitar vacaciones | ✓ | ✓ | ✓ | Sin aprobación |
| Aprobar vacaciones | — | Su equipo | Todos | Su equipo |
| Ver su nómina y sus horas extra | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Ver la nómina del equipo | — | — | ✓ | ✓ |
| Registrar un pago | — | — | — | ✓ |
| Publicar en el muro y en Documentos | — | — | ✓ | ✓ |
| Reaccionar y comentar en el muro | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Administrar cursos de Onboarding | — | — | ✓ | ✓ |
| Ver el Directorio, saldos de vacaciones y datos de emergencia | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Ver el contrato de una persona | — | — | ✓ | ✓ |
Onboarding tiene un permiso adicional: además de P&C y Dirección, Operaciones (Héctor S.) puede administrar cursos, porque define qué marcas lleva cada persona.
Nadie aprueba sus propias vacaciones, sin importar su nivel: las solicitudes propias no aparecen en la cola de aprobación. Y la información de pago es privada: cada persona ve únicamente sus pagos y sus horas extra; solo P&C y Dirección ven el consolidado.
Los avisos y comunicados del Studio. Cada publicación puede llevar una imagen y admite reacciones y comentarios. Publican P&C y Dirección, que también pueden editar o borrar lo publicado; todo el equipo puede reaccionar y comentar. A la derecha aparecen las novedades de la propia plataforma.
Arriba a la derecha, con un punto rojo cuando hay algo que requiere acción: solicitudes de vacaciones por aprobar y solicitudes propias esperando respuesta. Un clic abre la lista y desde ahí se salta a resolverlas.
Todo lo propio en una sola pantalla: los KPIs del año con su avance, el porcentaje de cumplimiento y el bono proyectado, y abajo el historial de checkpoints 1:1 con sus temas y acuerdos. Los KPIs los crea el lead y el historial lo registra el lead; la persona los consulta aquí.
El cumplimiento de cada persona del equipo. Desde aquí el lead entra a crear KPIs, actualizar avances y abrir la evaluación.
La vista completa del Studio: todas las personas, su lead y su cumplimiento, sin importar de quién dependan.
En Lista: todo el equipo en tarjetas, cada una con sus días de vacaciones disponibles y tomados. Al abrir a una persona se ve el detalle del saldo, sus próximas vacaciones aprobadas, sus datos de contacto y su información de emergencia (tipo de sangre, a quién avisar, parentesco, dirección), pensado para que en una emergencia cualquiera pueda actuar. El contrato solo lo ven P&C y Dirección.
En Organigrama: cómo está organizado el Studio, con quién reporta a quién. Se arma solo con la columna Lead KPI del Directorio, así que nunca queda desactualizado ni hay que redibujarlo.
Políticas, prestaciones y guías internas —incluida esta— organizadas por categoría. Los agrega P&C.
La herramienta con la que el lead captura las sesiones de su equipo, una por trimestre: temas tratados y acuerdos, que llevan casilla de seguimiento para marcarlos como cumplidos. El Q2 y el Q4 cargan además el contenido de la evaluación de desempeño. Cada persona consulta sus propias sesiones en Mi desarrollo.
La evaluación al cierre de los primeros tres meses. Calcula la recomendación —contratar, extender o no continuar— y genera el PDF que llega a People & Culture. Los criterios en “cumple parcialmente” o “no cumple” exigen comentario.
Tres pestañas: Mis vacaciones, El equipo y Por aprobar. Saldo según antigüedad, calendario con el historial completo y aprobación en dos pasos. Las aprobadas entran solas al Google Calendar “Vacaciones Arquetypo”.
Los pagos recibidos con su comprobante y el total del año. Dentro vive el registro de horas extra, que cada persona captura, edita o borra. Nadie ve la nómina de nadie más, ni los leads a su equipo.
La administración de pagos, en su propia sección: registrar un pago con comprobante, el consolidado de horas extra del mes con el costo por persona, y el historial completo de pagos del equipo.
Capacitación por área y por marca: general del Studio, fundamentos del puesto y tracks por cada marca asignada. Cada persona marca su avance; P&C y Operaciones crean los cursos y siguen el progreso del equipo.
Se abre con un clic en el nombre, abajo a la izquierda. Muestra los datos personales, la antigüedad, el lead asignado, la información de emergencia y el contrato. La foto es la de la cuenta de Google.
Un KPI es una meta concreta y medible para el año. No es el trabajo del día a día —por eso ya se paga un sueldo— sino el “algo más” que hace crecer a la persona y aporta de más al Studio. Por eso están ligados al bono anual: el bono se gana yendo más allá de lo normal.
Los buenos KPIs empujan el plan de carrera: desarrollan una habilidad, suben un resultado o preparan para el siguiente nivel. Deben ser retadores pero logrables: si es facilísimo no es bono; si es imposible, desmotiva.
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Nombre | Qué se quiere lograr, en una frase. |
| Categoría | Resultado · Desarrollo/carrera · Eficiencia · Liderazgo · Cliente. |
| Métrica | Qué se mide y en qué unidad (%, número, días). |
| Inicio | El punto de partida: dónde está hoy. |
| Meta | A dónde tiene que llegar en el año. |
| Peso | Cuánto vale ese KPI. Entre todos suman 100%. |
| Fecha límite | Cuándo debe estar cumplido, o el checkpoint clave. El ciclo cierra en junio. |
Se recomiendan 4 a 6 KPIs por persona, con más peso en lo más importante: por ejemplo, dos o tres KPIs de resultado que sumen alrededor del 60–70%, y uno o dos de desarrollo para el resto.
En cada checkpoint el lead actualiza el valor de hoy de cada KPI. El avance se mide contra la meta y el cumplimiento general es la suma ponderada por peso. De ese número depende el bono:
No son escalones: es una recta. Debajo del 70% no hay bono. Del 70% al 100% el bono sube de forma proporcional, así que cada punto de cumplimiento vale 1.7 puntos de bono. Un 89% paga 82% y un 90% paga 83%: ningún decimal cambia el resultado de golpe.
Con escalones, un punto de cumplimiento podía valer 30 puntos de bono en la frontera. Eso hace que la conversación de cierre sea sobre si un número era 89 o 90, en lugar de sobre el trabajo, y le quita sentido a esforzarse más allá de la frontera. Con la recta, cada punto cuenta igual.
El 70% sí es un escalón, y es a propósito: es la puerta de entrada. Por debajo de ese cumplimiento se entiende que los objetivos del año no se alcanzaron.
Si el cliente canceló la cuenta o el proyecto se detuvo, el lead marca ese KPI como “ya no aplica” y escribe el motivo. El KPI sale del cálculo y su peso se reparte entre los demás, así que nadie pierde bono por una decisión que no tomó. Queda registrado en el tablero para que en el cierre se vea por qué se excluyó.
“Subir el engagement promedio de las cuentas asignadas de 3.2% a 5% al cierre del año.”
“Obtener la certificación de Meta Ads y aplicarla en 2 cuentas antes de Q4.”
“Mejorar el engagement de las cuentas.”
“Aprender más de pauta.”
La diferencia: el de la izquierda tiene número, punto de partida, meta y fecha. El de la derecha no se puede medir.
Si un KPI no se puede medir con un número, todavía no está listo.
En Arquetypo existen dos evaluaciones distintas, y conviene no confundirlas porque miden cosas diferentes y ocurren en momentos diferentes.
Ocurre una sola vez, al cierre de los primeros tres meses. La hace el lead con acompañamiento de P&C y responde una única pregunta: si la persona se queda. Ya está funcionando en el hub: se califica por criterios, los criterios en “cumple parcialmente” o “no cumple” exigen comentario, y el resultado genera un PDF con la recomendación —contratar, extender el periodo o no continuar—.
No es un calendario aparte: vive dentro de los checkpoints trimestrales. En lugar de agendar evaluaciones además de los 1:1, dos de los cuatro checkpoints del año cargan el contenido de la evaluación. Así el equipo tiene un solo ritmo y para el cierre ya existe el historial de todo el ciclo.
Responde dos preguntas: cuánto se cumplió —de lo que depende el bono— y cómo se está creciendo —de lo que depende el plan de carrera y el siguiente nivel—. Se apoya en tres patas:
El porcentaje de cumplimiento del año. Ya lo calcula el hub solo, con base en el avance que el lead registra en cada checkpoint. Es lo que define el bono.
Todo el ciclo · cierra en Q4Las habilidades esperadas del rol y del nivel, calificadas del 1 al 5. Son las que definen si la persona está lista para el siguiente nivel.
Skills Handbook · Q2 (Oct–Dic)Nueve preguntas abiertas que responde la persona (autoevaluación) y nueve que responde su lead. Es la conversación: logros, retos, aprendizajes y prioridades.
Documento de preguntas · Q4 (Abr–Jun)El ciclo corre de julio a junio, no por año de calendario. Por eso Q1 es Jul–Sep, Q2 es Oct–Dic, Q3 es Ene–Mar y Q4 es Abr–Jun: el cierre y el cálculo del bono caen en junio. El hub muestra los meses junto a cada Q y sugiere el periodo según la fecha de la sesión, justo para que no se confundan con trimestres normales.
Cuatro sesiones, una por trimestre del ciclo, y no todas pesan igual. Dos son ligeras y dos cargan el contenido de la evaluación:
| Checkpoint | Qué se revisa | Peso |
|---|---|---|
| Q1 Jul – Sep | Avance de KPIs, acuerdos y cómo va la persona. | Ligero |
| Q2 Oct – Dic · crecimiento | Lo anterior más las competencias del Skills Handbook calificadas del 1 al 5. Es la conversación de nivel y desarrollo. | Completo |
| Q3 Ene – Mar | Avance de KPIs, acuerdos y seguimiento a lo que salió del Q2. | Ligero |
| Q4 Abr – Jun · cierre | KPIs finales, preguntas cualitativas de ambos lados y cálculo del bono. | Completo |
Porque el Q4 es la conversación del bono, y cuando hay dinero sobre la mesa el feedback de desarrollo deja de escucharse. Separarlos seis meses permite que la conversación de crecimiento se dé completa y sin ruido, y que al cierre el bono no se discuta: sale del número.
El Skills Handbook define dos tipos de competencias, y el hub las carga según el rol y el nivel de cada persona:
Es decir: a un Associate Designer le tocan las siete soft skills de nivel Associate más las seis hard skills de Associate Designer. Cada una se califica del 1 al 5, y el conjunto alimenta el Plan de Desarrollo Individual.
La columna Nivel ya está creada en el Directorio de Monday, con las opciones Junior · Associate · Senior · Lead · Head para roles operativos y Analista · Especialista · Coordinador · Lead · Head para administrativos. Falta llenarla persona por persona. Sin ese dato el hub no puede saber qué competencias mostrar, porque el puesto está en texto libre y no distingue el nivel.
Son dos conversaciones distintas y mezclarlas las debilita. El KPI es un compromiso con un número: se define en julio, se mide todo el año y determina el bono. La competencia es una capacidad: no se cumple ni se falla, se domina en cierto grado, y por eso se califica del 1 al 5 y se revisa cada seis meses. Un KPI puede nacer de una competencia baja —“llevar la competencia X de 2 a 4”— pero la lista de competencias en sí no es una lista de metas.
Al cierre del ciclo, cada persona llega al Q4 con el año entero documentado: tres checkpoints de historial, sus competencias ya calificadas desde el Q2 (Oct–Dic) y el % de KPIs que el hub calculó solo. El bono no se discute —sale del número—. Lo que se discute es el plan del siguiente ciclo.
El hub calcula el saldo solo, a partir de la fecha de ingreso registrada en Monday:
Solo se puede tomar durante el mes de cumpleaños de la persona, y es un solo día. No se pasa a otro mes del año ni se junta con otros: si pasa el mes, se pierde. El hub lo valida al solicitarlo, y durante ese mes la campanita avisa que está disponible para que no se olvide.
El visto bueno de People & Culture lo da P&C. Dirección General administra el hub, pero en vacaciones solo aprueba como lead de su propio equipo; la única excepción son las solicitudes de la propia P&C, que cubre Dirección porque nadie puede aprobarse a sí misma.
Las vacaciones de Dirección General no requieren aprobación y quedan aprobadas al solicitarse. Nadie, en ningún nivel, aprueba sus propias vacaciones.
Vacaciones tiene tres pestañas, para no mezclar lo propio con lo del equipo:
Quien trabaja un día festivo puede registrarlo desde el hub con el tipo “Día trabajado en feriado”, poniendo la fecha en que lo trabajó. Pasa por la misma aprobación de lead y People & Culture, y al aprobarse suma un día a su saldo para tomarlo después.
No se registra en el calendario del equipo: ese día la persona sí estuvo trabajando. Y no se puede registrar un feriado futuro ni el mismo día dos veces.
Una solicitud se puede editar mientras siga pendiente, y cancelar en cualquier momento, incluso ya aprobada. Al cancelar, los días vuelven al saldo, el evento se quita del calendario del equipo y, si ya estaba autorizada, se le avisa al lead y a People & Culture.
Si se editan las fechas de unas vacaciones ya aprobadas, vuelven a quedar pendientes: las que se autorizaron eran otras. People & Culture puede además borrarlas de raíz para limpiar registros mal hechos.
El calendario del equipo conserva el historial completo de todos los años, no solo lo que viene. Se puede retroceder de mes para consultar quién estuvo fuera y cuándo.
Desde Nómina del equipo, Dirección registra cada pago con su fecha, monto, concepto y comprobante. Al guardarlo, el colaborador recibe un correo avisando que su pago está realizado y el comprobante queda disponible en su hub. Cada persona ve únicamente su propia nómina y el total acumulado del año.
Cada persona registra sus horas extra desde “Mi nómina”: fecha, número de horas y en qué se ocuparon. Puede editarlas o borrarlas después. El hub calcula el pago con la fórmula de Arquetypo:
(Sueldo mensual ÷ 240 horas) × horas extra × 3
Es decir, la hora extra se paga al triple del valor de la hora normal.
Cada quien ve sus horas y su pago proyectado del mes. P&C y Dirección lo ven consolidado en Nómina del equipo, con el total a sumar en el mes.
Si es información de una persona —quién es, su área, su lead, sus marcas— se actualiza en Monday. Si es una acción —pedir, aprobar, evaluar, pagar, capacitar— se hace en el HR Hub.
| Columna | Para qué sirve en el hub |
|---|---|
| Name | Identifica a la persona en todos los módulos. Es la llave que cruza con Emergencias, KPIs, 1:1 y vacaciones. |
| Correo electrónico | Con esto se entra al hub y se reciben las notificaciones. Debe ser el @arquetypo.mx exacto. |
| Puesto Actual | El rol; se muestra en el perfil y en las evaluaciones. |
| Nivel | Junior, Associate, Senior, Lead o Head en roles operativos; Analista, Especialista, Coordinador, Lead o Head en administrativos. Define qué competencias del Skills Handbook carga la evaluación de desempeño. |
| Fecha de Ingreso | Calcula la antigüedad y los días de vacaciones. |
| Lead KPI | Define quién asigna KPIs, registra los 1:1, evalúa y aprueba vacaciones. Es lo que convierte a alguien en lead. |
| Área | Regla de traslape de vacaciones y ruta de onboarding por puesto. |
| Marcas | Define qué tracks de onboarding por marca corresponden. |
| Salario Mensual | Base del cálculo de horas extra. Solo lo ven P&C y Dirección. |
Nombre, Correo, Puesto, Fecha de Ingreso, Lead KPI, Área y Marcas. Con eso la persona funciona completa en el hub desde el primer día. Lo demás se puede llenar después.
Las tareas recurrentes que sostienen la plataforma:
El año tiene una sesión de definición y cuatro checkpoints. No hay evaluaciones aparte: la evaluación vive dentro de los checkpoints.
| Cuándo | Qué pasa | Quién |
|---|---|---|
| Julio Arranque del ciclo | Sesión de definición de KPIs anuales: 4 a 6 por persona, con inicio, meta y peso. | Lead y colaborador |
| Q1 Jul – Sep | Checkpoint ligero: avance de KPIs, acuerdos y cómo va la persona. | Lead |
| Q2 · Oct – Dic | Checkpoint de crecimiento: avance más competencias del Skills Handbook calificadas del 1 al 5. | Lead y colaborador |
| Q3 Ene – Mar | Checkpoint ligero: avance, acuerdos y seguimiento a lo que salió del Q2. | Lead |
| Q4 · Abr – Jun | Checkpoint de cierre: KPIs finales, preguntas cualitativas de ambos lados y cálculo del bono. | Lead, colaborador y P&C |
| A los 3 meses de cada ingreso | Evaluación de periodo de prueba y recomendación. Corre por fuera del ciclo, según la fecha de entrada de cada persona. | Lead y P&C |
Con KPIs anuales, cuatro puntos de medición son suficientes para corregir el rumbo: a los dos meses el avance casi no se movió y la sesión se vuelve trámite. El 1:1 registrado es el checkpoint formal —no sustituye la conversación del día a día, que no necesita quedar en el hub—.
Los quizzes del onboarding y el módulo de evaluación de desempeño —con las competencias del Skills Handbook y las preguntas cualitativas— vienen en la siguiente etapa. Lo demás está operando.